大学事務の仕事内容ややりがい【中途で入った現役職員が具体的に説明】
おいっす。
メラモン(@meramoso)でっす。
前回に引き続き、現役私立大学職員の友人にインタビューをしました！今回はホワイト企業が多いと名高い、私立大学職員の仕事内容や役割、やりがいや面白みについて具体的に書いていきたいと思います。
前回は転職の動機や、転職して苦労したこと、実際にホワイトなのかについて書いたので、よかったら合わせて読んでみてください。
それではよろしくお願いします。
大学における大学職員の役割とは
大学における大学職員の役割は「大学業務に関する事務」が基本になります。その役割は部署や担当業務によって異なりますが、共通している目的は「大学を存続し発展させること」です。大学には、学生生活や就職支援を行う学生をサポートする部署もあれば、施設や設備等のハード面を維持管理する部署や文部科学省に対する申請手続きをする部署等、大学で働いた経験がなければイメージがつかないといった仕事が多数あります。共通する目的に向かって、与えられた各自の役割をこなすことで、バラバラの点が一つの線になるようなイメージです。
大学職員と教員との違いとは
大学職員と教員とは全く仕事内容は異なります。知人に職業を聞かれた際に、「職業は大学職員です」と伝えると「大学で教えているんですか？」と質問が返ってくることが多々あり、「大学＝教員＝教える仕事」と連想しやすいからです。大学職員の仕事は、授業等で学生に教えることではなく、授業をサポートするための事務作業や就職先の斡旋等の事務的な要素が大半になります。教員は、授業等を通じて学生に教える立場であるため、大学職員の仕事とは全く違うということです。
大学職員と教員との違いとは
大学職員と教員とは全く仕事内容は異なります。知人に職業を聞かれた際に、「職業は大学職員です」と伝えると「大学で教えているんですか？」と質問が返ってくることが多々あり、「大学＝教員＝教える仕事」と連想しやすいからです。大学職員の仕事は、授業等で学生に教えることではなく、授業をサポートするための事務作業や就職先の斡旋等の事務的な要素が大半になります。教員は、授業等を通じて学生に教える立場であるため、大学職員の仕事とは全く違うということです。
大学職員の具体的な仕事内容
大学職員の仕事内容をざっくりと分けてみると13業務になります。
もちろん、一人でこれら全てを行うのではなく課ごとにすることが決められています。
それぞれ各業務の説明をさせていただきたと思います。
学生支援の業務
学生支援業務の中心は、学生生活の支援になります。学生生活の中には、クラブ・サークル活動、学生寮、学祭、奨学金制度等、多岐にわたりサポートをする必要があり、学生支援は学生にとって必要不可欠です。学生同士のトラブルや学生生活の中で不安に思っていることがあれば、まずは学生支援業務を管轄する部署が対応することになります。それだけ学生にとっては、1番距離の近い職員といえるでしょう。
教学支援の業務
教学支援業務の中心は、授業や履修の支援になります。入学してから卒業するまでに必要な単位や必修科目等があり、その履修モデルや授業内容を学生に示すためのシラバス作成等の窓口です。学生からの履修相談等はもちろんですが、教員との時間割調整等、学生だけではなく教員とも比較的多く接する機会があるため、幅広く対応する調整力が求められます。
就職支援の業務
1番わかりやすいかもしれませんが、学生の就職活動を支援する業務が中心です。進学する学生を除き、ほとんどの学生は就職活動をするため、社会人経験がない学生だからこそ支援する必要があります。
ただし、卒業年度を迎える学生だけを支援すれば良いわけではありません。就職活動前の準備段階から、学生に志望業界や志望職種を聞いたりする面談や履歴書の書き方等を指導する必要がある等、この準備期間こそが、学生の将来に関わるため、責任のある仕事内容といえます。中には、就職活動に対する意識や必要性を植え付けないといけない学生もいるため、学生一人一人との信頼関係が重要になるといえるでしょう。
情報支援の業務
大学には、パソコン・iPad等の情報機器が整備されています。授業で使用することはもちろんですが、学生の自習やレポート作成でパソコン等が必要です。パソコン等の情報機器を管理する部署が情報支援の業務になります管理するだけではなく、wi-fi環境の整備や情報機器のトラブル対応等、情報機器に精通した職員が在籍しています。
人事関係の業務
大学の教職員採用等における人事関係の業務です。基本的には、採用に関する面接や退職者の対応等が中心で、その他には給料の支払い、教職員向けの研修等、単に採用だけしていればよいといったわけではありません。中には教職員の人間関係のトラブル等で仲介する必要があるため、人事関係の業務はストレスが溜まりやすい仕事といえます。
経理関係の業務
大学が運営していくにあたって、様々な経費がかかります。そのお金の管理を中心に業務を行っているのが経理関係の仕事です。水光熱費、事務用品、出張費や人件費等の支出や授業料、補助金、寄付金等の収入があるため、会計力が求められる仕事になります。
総務関係の業務
型にはまった仕事以外のことが割と多いのが総務関係の業務になります。電球の交換、水漏れの修繕、台風の事前対策等、いつ何時何が起こるかわからないため、スピード感と臨機応変さをもって仕事をしないと追いつきません。その他には、出張処理、備品の管理、代表電話の窓口等、幅広い業務を行う必要があり、広く浅く業務をこなす能力が求められます。
学科関係の業務
大学の各学科ごとに業務を行う部署があります。学科の経費管理、関連する業者の対応、学生へ周知する案内資料作成、学科行事の準備等、学科ごとに業務があり、教員とも近い距離で仕事をするため、教員との信頼関係が重要になります。年間を通じて、繁忙時期は決まっているため、年間のスケジュール感を意識して仕事をすると、割とスムーズに仕事ができるといえるでしょう。
保健関係の業務
小学校等にもあった保健室の先生をイメージすると、わかりやすいかと思います。大学にも保健室があり、学生が怪我をしたり体調を崩すと対応する必要があります。夏休み期間中は、学生の体調不良等はありませんが、運動クラブ生が練習中に怪我をするケース等があるため、学生が少ないからといって、気が抜けない仕事ともいえるでしょう。
秘書関係の業務
秘書って聞くと社長秘書を思い浮かべてしまうかもしれませんが、大学では学長秘書というポジションがあり、学長のスケジューリングをしています。学長秘書の仕事としては、お茶出し、学長室の冷暖房管理、電話対応、弔電等、幅広い秘書業務があります。
学長から信頼される人材でなければ、そのポジションでうまくやってはいけないでしょう。
入試関係の業務
大学に入学するには、基本的には入試で合格する必要があります。
その入試を管轄する仕事が、入試関係の業務です。入試の時期はとにかく忙しくなり、受験生対応や合格通知、土日に実施される入試の対応等、どうしても人手が多く必要になってしまいます。また、ミスは許されない仕事内容ですので、気が抜けない大変な仕事ともいえます。
広報関係の業務
大学の認知度を高めるためには、広報活動は欠かすことはできません。18歳人口が減少する中で、それだけ大学同士でしのぎを削っているのです。交通広告やWEB広告等はもちろんですが、最近ではSNSによる情報発信は当たり前となっています。いかに印象的な広告を打つか、いかにメディアに取り上げられる情報を発信するか、いかにSNSで高校生のハートを掴めるかといったところが大切になるため、柔軟な発想と行動力が必要になる仕事といえるでしょう。
国際関係の業務
学生が留学する仕組みがある大学では、国際関係の業務があります。留学の斡旋や学生の引率、留学生の受け入れ等、語学力が必要とされる仕事です。語学力を高めたいといった職員にとっては、目から鱗のような仕事かもしれません。
大学職員のやりがい・面白いところ
実際現役職員に大学職員のやりがいや、仕事をしていて面白いと感じたところ聞いてみました。
非営利団体であること
一般企業等の仕事は、基本的に売上等から給料やボーナスに反映されるため、営利目的の企業が中心ですが、大学は全く異なります。
学生が勉強する環境等を提供し、成長した学生を社会に送り出すことが目的であるため、そこには営利目的はありません。もちろん、学生からは授業料等を納付してもらいますが、それを一般企業でいう売上のような概念はないといえます。
営業職のように上司から数字を追われ続けるストレスもなく、かつ、学生の成長を第一に考えながら働けるところがおもしろいところです。 非営利団体であるからこそ、一つ一つの仕事に対して、誰かのために働きたいといった純粋な気持ちで働ける（数字を意識しなくてよい）のではないでしょうか。
帰属意識をもてること
大学職員の仕事で、日々学生に接したりするうちに、この大学を良くしたい、もっともっと発展させたいといった気持ちをもちます。
プラス職員の給料も安定しているという点も、大きなモチベーションとなっているはずです。
だからこそ、大抵の大学職員は帰属意識が高く、モチベーションを維持できるものと感じます。帰属意識をもちながら働ける環境であるため、その分仕事に対するやりがいを見出すことができるというわけです。帰属意識が高いと、自然と離職率は低くなりますよね。
やはり、大学職員の離職率は、かなり低いというのも特徴の一つです。どの大学であろうが、やりがいやおもしろさを感じながら、所属する大学に対して帰属意識をもつことができるといえるでしょう。
まとめ
大学職員はホワイトが多いようです。
うらやましいですね！
選考内容についても詳しく聞いたので、後日記事にしたいと思います！
